Jobcenter Stormarn am 27. Februar 2017 geschlossen: Die elektronische Akte kommt

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Stormarn (je/pm). Moderner, schneller, sicherer – das sind die Vorteile der digitalen Akte. Das Jobcenter Stormarn stellt seine Dienstleistungen komplett auf die Basis elektronischer Datenverarbeitung um. Die Papierakte gehört der Vergangenheit an.

Einführung der elektronische Akte im Jobcenter Stormarn. Foto:Matthias Stöbener/pixelio.de

Einführung der elektronische Akte im Jobcenter Stormarn. Foto:Matthias Stöbener/pixelio.de

Doch bevor es soweit ist, müssen sich die Mitarbeiter erst einmal selbst an die neue Technik gewöhnen. „Das geht nicht im laufenden Geschäft“, meint Doris Ziethen-Rennholz, Geschäftsführerin des Jobcenters Stormarn. Aus diesem Grund bleiben die Standorte Bad Oldesloe, Ahrensburg und Reinbek am Montag, 27. Februar 2017, zur Einführung des neuen Systems geschlossen.

Jobcenter Stormarn: Die elektronische Akte kommt

Mit der Nutzung der papierlosen Akte sollen die Arbeitsabläufe im Jobcenter erleichtert werden, erläutert die Geschäftsführerin weiter. Zunächst mussten die Mitarbeiter aber gründlich geschult und die Arbeitsprozesse neu definiert werden.

Die digitale Akte enthält alle Unterlagen, die zur vollständigen Dokumentation des jeweiligen Sachverhalts erforderlich sind, in elektronischer Form. Dazu gehören elektronisch erstellte Unterlagen, E-Mails, aber auch gescannte Papierdokumente. Die neue Technik ermöglicht die zeitnahe Verfügbarkeit der Akten auf dem Bildschirm. Die Kundinnen und Kunden profitieren so von schnelleren Auskünften und geringeren Wartezeiten.

„Für die Leistungsberechtigten des Jobcenters ändert sich auf den ersten Blick aber nichts“, weiß Monika Peters, die die Koordination für die Einführung der neuen Technik übernommen hat. Sie können wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Erst anschließend wird die Post zentral gescannt und computerlesbar gespeichert. Die Dokumente werden dann automatisch der richtigen Akte zugeordnet und die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die erforderliche Bearbeitung informiert. Aufwändige Such- und Transportwege entfallen.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung nur noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter vor Ablauf dieser Frist mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Es sollten also nur dann Originale ans Jobcenter gesendet werden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Ansonsten sind Kopien völlig ausreichend. Die Digitalisierung führt zudem zu einer Papiereinsparung, freut sich Doris Ziethen-Rennholz.

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